Las inspecciones laborales suelen “mirar lo mismo” en casi cualquier empresa: registro de jornada, contratos, nóminas, cotizaciones y PRL. La diferencia está en lo rápido que localizas la documentación y en si lo que pone el papel coincide con la realidad.
En esta guía tienes: (i) una checklist imprimible por bloques de auditoría; (ii) un plan de acción en 48 horas; y (iii) un guion simple para actuar durante y después de la visita.
Si quieres profundizar en el punto más conflictivo (jornada), enlazo aquí dos lecturas útiles del blog: desplazamiento al cliente y tiempo de trabajo (STS 5973/2024) y tratamiento de datos biométricos/videovigilancia en el ámbito laboral.
Checklist imprimible por bloques de auditoría
Cómo usarla: marca “OK / Falta / Revisar”, y prioriza lo que sea crítico (jornada, altas, PRL) antes de perfeccionar lo accesorio.| Bloque | Qué suelen pedir | Comprobación rápida | Errores típicos | Prioridad |
|---|---|---|---|---|
| 1) Registro de jornada | Registros diarios (entrada/salida), sistema usado, conservación y acceso; cuadrar con horarios/turnos. | Extrae 30 días de 3 empleados (turnos distintos) y verifica coherencia con cuadrantes y nómina. | Registros “perfectos” irreales, firmas masivas, cambios manuales sin trazabilidad, no conservar. | Crítico |
| 2) Tiempo de trabajo y descansos | Cuadrantes, horas extra, pausas, desplazamientos si aplican. | Revisa si hay diferencias entre cuadrante, registro y nómina (horas extra/plus). | Horas extra sin reflejo, pausas mal tratadas, incoherencia entre sistemas. | Alta |
| 3) Contratos y temporalidad | Contratos, prórrogas, anexos, llamamientos (fijos discontinuos), causa y puesto real. | Muestra 5 expedientes al azar: contrato + puesto real + jornada + salario + categoría. | Temporalidad “de rutina”, categorías incorrectas, jornada pactada ≠ real. | Crítico |
| 4) Nóminas | Recibos salariales, conceptos, pluses, retenciones, pagos, atrasos. | Comprueba 2 meses: salario base + complementos + prorrateos + deducciones. | Conceptos genéricos, pluses sin soporte, prorrateos mal aplicados. | Alta |
| 5) Seguridad Social y cotizaciones | Altas/bajas, variaciones, bases, contratos comunicados, justificantes/relaciones nominales si procede. | Verifica que cada trabajador activo esté dado de alta y que la jornada declarada cuadre. | Alta tardía, jornada declarada inferior a la real, cambios no comunicados. | Crítico |
| 6) PRL (Prevención) | Evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación, EPIs, vigilancia de la salud (según puesto), investigación de accidentes. | Revisa: evaluación vigente + formación por puesto + entrega de EPIs (si aplica) + reconocimientos (si obligatorios). | Formación “genérica”, evaluaciones desactualizadas, EPIs sin registro de entrega. | Crítico |
| 7) Subcontratas/contratas | Contratos mercantiles, coordinación de actividades, PRL con contratas, acceso al centro. | Lista contratas activas + responsable interno + documentación CAE mínima. | CAE incompleta, accesos sin control documental, responsabilidades difusas. | Media |
| 8) Igualdad, acoso y canales internos | Protocolos (acoso), plan/medidas si aplican, comunicaciones internas. | Comprueba existencia, fecha, difusión y evidencias (entrega/aceptación). | “Documento en un cajón” sin implementación ni difusión. | Media |
| 9) Protección de datos (si hay control horario biométrico o videovigilancia) | Base jurídica, información a empleados, cartelería, análisis/justificación, contratos con proveedores. | Verifica política interna + información facilitada + documentación del sistema. | Implantar biometría/vídeo sin justificar proporcionalidad o sin informar correctamente. | Media |
Plan de acción en 48 horas si te avisan (o si sospechas visita)
1) Centraliza documentación (2–4 horas)
- Carpeta “Inspección” (digital y/o física) con separadores: jornada, contratos, nóminas, SS, PRL, contratas.
- Nombra a un responsable interno (y un sustituto) para atender requerimientos documentales.
2) Haz un “muestreo” rápido (2–3 horas)
- Elige 5 empleados: 2 a jornada completa, 2 parciales/turnos, 1 caso “especial” (desplazamientos, nocturnidad, etc.).
- Comprueba coherencia entre: contrato ↔ cuadrante ↔ registro ↔ nómina ↔ alta SS.
3) Repara lo reparable sin empeorar el escenario (mismo día)
- Ordena y localiza. El orden reduce fricción y evita “sospecha de improvisación”.
- Evita “arreglos” que generen rastro incoherente (por ejemplo, reescrituras masivas del registro sin trazabilidad).
- Si hay un problema estructural, prepara explicación y plan de corrección documentado.
Durante la inspección: guion sencillo
- Actitud: profesional, colaboradora y sin discusiones.
- Documentación: entrega lo pedido, por el canal que te indiquen, y conserva copia de todo.
- Respuestas: claras y cortas. Si no sabes, “lo verifico y lo aporto por escrito”.
- Entrevistas: evita “coaching” a empleados. Lo que se busca es coherencia y normalidad.
Después: requerimientos, subsanación y estrategia
- Si hay requerimiento, cumple en plazo y aporta evidencia (capturas, informes, documentos firmados).
- Si hay propuesta de sanción, prepara alegaciones con hechos, documentación y medidas correctoras ya adoptadas.
- Regla práctica: “mejor una corrección rápida y acreditada” que una defensa abstracta sin pruebas.