Checklist para preparar una inspección laboral en tu empresa

Uno de los principales motivos por los que recibimos llamadas inesperadas de nuestros clientes son las inspecciones laborales. Pueden llegar cualquier día y a cualquier hora y, según el sector en el que se mueva la empresa, puede dar más o menos dolores de cabeza. Como bien sabréis muchos de los que estáis leyendo este artículo, hay sectores en los que las exigencias son mucho más altas que en otros: no es lo mismo una asesoría que un taller, no es lo mismo una tienda minorista que una planta de productos químicos.

No obstante, sí que es cierto que por lo general en las inspecciones suele mirarse lo mismo. Existen una serie de básicos que la inspección va a querer conocer sí o sí, y luego ya según la actividad de la empresa se aplicará una normativa u otra. En este artículo vamos a conocer esos básicos con un poco de teoría para saber de dónde nace eso de la "inspección de trabajo" y luego a través de la práctica veremos cómo debemos comportarnos y os dejaremos un checklist para que estés preparado 24 horas los 7 días de la semana por si recibes una amable visita.

Teoría

Introducción: ¿Qué es una inspección laboral y por qué hay que estar preparado?

Las inspecciones laborales son una herramienta fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral en España. Su objetivo principal es proteger los derechos de los trabajadores, asegurar condiciones de trabajo dignas y promover la seguridad y salud laboral. Además, las inspecciones contribuyen a combatir el empleo irregular y el fraude en la Seguridad Social, fortaleciendo así el sistema laboral y de protección social del país.

¿Qué es una inspección laboral?

Una inspección laboral es una actuación llevada a cabo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, un organismo que depende del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Su misión es vigilar y controlar que empresas, empleadores y trabajadores cumplan con la legislación vigente en materias como:

• Condiciones laborales: salarios, horarios, contratos, etc.
• Prevención de riesgos laborales: asegurando entornos de trabajo seguros y saludables.
• Seguridad Social: control de afiliaciones, cotizaciones y prestaciones.
• Lucha contra la economía irregular: detección de empleo no declarado y prácticas fraudulentas.

¿Cómo se desarrollan las inspecciones?

Las inspecciones pueden iniciarse de varias maneras:

1. Por denuncia: cualquier persona, de manera confidencial, puede denunciar posibles incumplimientos laborales ante la Inspección.
2. De oficio: la Inspección puede actuar por iniciativa propia en función de campañas específicas o sospechas de irregularidades.
3. Por requerimiento: otras administraciones públicas, como la Seguridad Social o los juzgados, pueden solicitar la intervención de la Inspección.

Los inspectores tienen amplias facultades, como visitar centros de trabajo, revisar documentación, entrevistar a empleados y empleadores, e imponer medidas correctivas si se detectan infracciones.

¿Qué se controla en una inspección?

Durante una inspección laboral, los inspectores revisan aspectos como:

• La formalización de contratos y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• El respeto de los derechos fundamentales de los trabajadores, como la igualdad de trato y la no discriminación.
• La adopción de medidas de prevención de riesgos laborales.
• La correcta afiliación y cotización de los trabajadores a la Seguridad Social.
• La legalidad de las relaciones laborales, detectando posibles situaciones de trabajo irregular o empleo sumergido.

¿Qué ocurre si se detectan irregularidades?

Si los inspectores encuentran incumplimientos, pueden:

• Emitir requerimientos para que la empresa corrija las irregularidades.
• Proponer sanciones económicas, clasificadas según su gravedad en leves, graves o muy graves.
• Informar a otras autoridades competentes, como los juzgados, en casos de delitos laborales.

No estar preparado para una inspección puede acarrear sanciones significativas, desde multas hasta la paralización de la actividad. Este artículo ofrece una guía práctica para que PYMEs y autónomos se preparen de manera efectiva, evitando errores comunes y asegurando una interacción profesional con los inspectores.

Práctica

Paso 1. Documentación básica necesaria

La documentación es el primer elemento que el inspector laboral revisará. Es crucial tener todo al día y correctamente archivado. Como se ha dejado caer previamente, la inspección no va a pedirnos nada raro, sino que va a requerirnos aquella documentación que sí o sí debemos tener al día y disponible para su cotejo. A continuación, enumeramos los documentos clave que debes preparar:

Contratos laborales

• Ley aplicable: Los contratos deben cumplir con el artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que regula la formalización de los contratos.
• Verifica que todos los contratos sean coherentes con las condiciones reales de los trabajadores.

Registro de jornada

• Ley aplicable: Real Decreto-ley 8/2019. Todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de jornada. Más información en el portal oficial del Ministerio de Trabajo y Economía Social.
• El registro debe incluir las horas de entrada y salida de cada empleado y mantenerse actualizado.

En lo relativo a este punto hay una cierta controversia por los modos en los que se registra la jornada y sus consecuencias. Lo ideal es que implementes un sistema robusto y que respete la privacidad de los trabajadores. Para ello recomendamos sistemas a los que empleador no tenga acceso directo o que registre las modificaciones introducidas manualmente por un tercero, las cuales siempre podrán ser justificadas, pero la transparencia es siempre una buena aliada.

Recibos de salario (nóminas)

• Ley aplicable: artículo 29 del ET. Las nóminas deben estar correctamente estructuradas, indicando todos los conceptos salariales y las deducciones.

Inscripción en la Seguridad Social y altas de los trabajadores

• Ley aplicable: artículo 42 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS).
• Mantén disponibles los informes de alta, bajas y modificaciones de datos de los trabajadores.

Plan de prevención de riesgos laborales (PRL)

• Ley aplicable: Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.
• Este plan debe estar adaptado a la actividad de la empresa y contar con la evaluación de riesgos y medidas preventivas implementadas. Consulta más detalles sobre esta normativa en la web de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Paso 2: Revisar protocolos internos

Cumplimiento normativo en materia de seguridad y salud

• Realiza auditorías periódicas para asegurar que las instalaciones cumplen con las normas de seguridad.
• Capacita a los empleados sobre los riesgos asociados a su trabajo y las medidas de prevención.

Cada vez más, la normativa está trasladándole la iniciativa al empresario. Ya no vale con seguir el dictado de la ley de forma pasiva, sino que el empleador ha de ser proactivo en el sentido de hacer una labor de preinspección y de fomento de la seguridad y salud en los lugares de trabajo.

Políticas internas

• Asegúrate de tener políticas claras sobre horarios, descansos, vacaciones y procedimientos disciplinarios.
• Documenta y comunica estas políticas a todos los empleados.

Este punto, muy poco implantado en la mayoría de nuestras pequeñas y medianas empresas es más importante de lo que parece. No tanto en una inspección, sino de cara a procedimientos sancionadores o de despido contra empleados. Aquí la máxima que funciona es la de "quien avisa no es traidor".

Paso 3: Acciones durante la inspección

Aunque todos sepamos comportarnos es normal que una inspección los nervios estén a flor de piel esté todo en orden o no. Por ello nos gustaría recalcar que hay que ser humilde, colaborador en lo que se pueda e interese y sobre todo educado.

Cómo atender al inspector

• Mantén una actitud profesional: atiende al inspector con cordialidad y respeta sus indicaciones.
• Facilita el acceso a la documentación: ten todos los documentos ordenados y listos para presentar.

Ojo con este último punto, porque el orden es el mejor aliado de cualquier empleador. La sensación de orden y de limpieza equivale a la presunción de estar haciendo las cosas bien, porque de hecho las estaremos haciendo bien en parte.

Resolver dudas in situ

• Proporciona información clara: responde con precisión a las preguntas del inspector.
• Evita discusiones: si hay dudas sobre el cumplimiento de alguna normativa, es mejor tomar nota y revisarlo posteriormente.

Paso 4: Acciones posteriores a la inspección

Correcciones en caso de irregularidades

• Si el inspector detecta incumplimientos, actúa rápidamente para corregirlos.
• Documenta las acciones correctivas implementadas y comunícalas formalmente a la ITSS si es necesario.

Recursos y alegaciones

• Ley aplicable: Real Decreto 928/1998 regula el procedimiento de recursos.
• Si consideras que la inspección ha sido errónea, puedes presentar un recurso de alzada o una reclamación económico-administrativa.

Consejos prácticos para evitar errores comunes

1. Revisión periódica: mantén tus documentos actualizados para no improvisar ante una inspección.
2. Formación del personal: asegúrate de que los empleados estén informados sobre sus derechos y obligaciones.
3. Auditoría interna: realiza simulacros de inspección para detectar posibles fallos.

Recursos. Descarga nuestra checklist gratuita

Para facilitarte la preparación, hemos creado una checklist descargable con los elementos clave que necesitas antes y durante la inspección laboral.

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Conclusión

Prepararse para una inspección laboral no solo minimiza riesgos legales y sanciones, sino que también mejora la gestión interna de tu empresa. Siguiendo esta guía y utilizando nuestra checklist descargable, estarás listo para enfrentar cualquier revisión de manera profesional y efectiva.

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